Microsoft SharePoint Products and Technologies – это целый комплекс программ, выпущенный корпорацией Microsoft. Все они призваны решить ряд важных задач, таких как создание среды для комфортного взаимодействия сотрудников, хранение, систематизация и поиск информации, управление рабочими процессами и другие.

В состав Microsoft SharePoint Products and Technologies входят следующие программные продукты:

• Microsoft SharePoint Foundation (ранее Windows SharePoint Services) – клиентская программа, которая обеспечивает начальные возможности для совместной работы внутри компании. С ее помощью можно хранить, обрабатывать и находить файлы, контакты и другую информацию, а также отслеживать документооборот и планировать задачи. Данная версия подходит для удовлетворения потребностей небольших компаний, но для крупных корпораций разработаны более продвинутые редакции – SharePoint Server Standard и SharePoint Server Enterprise.
• Microsoft SharePoint Server (ранее Microsoft Office SharePoint Server) – комплект серверных приложений, встраивающий возможности SharePoint Foundation в MS Office. Это платный софт, который обладает множеством функций, недоступных в SharePoint Foundation.

Также в рамках MS SharePoint весьма популярны программы Microsoft SharePoint Designer и Microsoft SharePoint Workspace.

• Microsoft SharePoint Designer (SPD) – HTML-редактор, предназначенный для создания и редактирования веб-сайтов в MS SharePoint. С помощью SPD можно создавать встроенные средства редактирования благодаря визуальному интерфейсу.
• Microsoft SharePoint Workspace – приложение, позволяющее получать доступ к содержимому SharePoint в режиме реального времени и совершать операции с документами и другими рабочими данными.

MS SharePoint – это платформа для создания интранет-сайта компании с обширным функционалом для более продуктивной работы компании за счет удобной настройки и автоматизации внутренних процессов. SharePoint Foundation и SharePoint Server – это две ключевые составляющих пакета Microsoft SharePoint, главными функциями которых являются создание оптимальной среды для сотрудничества и автоматизации рабочих процессов.

Возможности и функционал корпоративного портала SharePoint

Сразу стоит отметить, что портал SharePoint не подходит для каждой компании в качестве готового «коробочного» решения. Его необходимо приспосабливать под цели пользователя, выстраивать структуру и создавать отдельные страницы. С одной стороны, это плюс, так как получается именно то, что нужно конкретной организации. Однако процесс внедрения корпоративного портала SharePoint может затянуться на несколько месяцев, что не всегда приемлемо, особенно для малых компаний.

Структура портала

Как мы уже заметили, типовой структуры у SharePoint нет: ее разрабатывают индивидуально в соответствии с потребностями той или иной компании. Чаще всего это центральный портал, который служит местом доступа к веб-узлам дочерних уровней — сайтам отделов, пользователей, хранилищам данных. В структуре SharePoint есть особые элементы, которые позволяют сформировать и упорядочить содержимое портала именно так, как это нужно в данном случае.

1. Сайты: пользователи могут создавать самостоятельно веб-узлы разных типов, включая сайты групп, вики-сайты, блоги, шаблоны приложений и рабочие области.
2. Область портала: предназначена для представления ступенчатой структуры интранета. Портал может включать несколько областей разного уровня, созданных для каждого отдела компании, и пользователи могут создавать дочерние области в рамках своей области портала.
3. Библиотеки документов: один из ключевых элементов структуры портала SharePoint. Это хранилище информации, которое может содержать текстовые файлы, электронные таблицы, графические и видеоматериалы, и доступ к документам могут иметь все участники группы.
4. Списки: содержат данные, которые не являются документами, например, ссылки, контакты, задачи, события, извещения и календари. Содержимое списков можно обрабатывать и редактировать.
5. Веб-части: это особые компоненты структуры SharePoint, которые выглядят как визуальные блоки, позволяющие обычным пользователям управлять веб-страницами.

Какие задачи решает корпоративный портал MS SharePoint

Цели внедрения SharePoint в компании — оптимизировать рабочие процессы, сэкономить время сотрудников и материальные ресурсы. С помощью корпоративного портала SharePoint можно добиться таких результатов:

1. Работа в совместной среде: быстрый обмен документами, новостями, ссылками и прочими ресурсами, а также оптимизация коммуникативных процессов.
2. Удобный доступ к корпоративной информации: пользователи могут легко найти необходимый документ, таблицу с аналитическими данными, обучающие материалы и контакты нужных людей.
3. Систематизация документооборота: уменьшение времени на поиск документов и их регистрация.
4. Прозрачность структуры предприятия, что облегчает адаптацию новых сотрудников.
5. Решение проблем контроля выполнения задач: регистрирование любых изменений и оперативное следование за состоянием рабочих вопросов.
6. Автоматизация бизнес-процессов: сокращение времени, необходимого на выполнение рутинных операций вручную.
7. Обеспечение эффективного внутрикорпоративного общения: создание достаточно удобной среды для обсуждения рабочих вопросов.

Интерфейс портала

Для достижения таких результатов MS SharePoint предлагает широкий функционал. С помощью корпоративного портала SharePoint можно:

1. Создавать сайты групп, блоги, вики, форумы.
2. Публиковать и редактировать контент.
3. Обсуждать рабочие темы на форумах и в блогах.
4. Получать общий доступ к файловому хранилищу.
5. Работать с файлами удаленно.
6. Управлять данными на сайтах групп, предоставлять доступ к ним.
7. Быстро находить информацию.
8. Совместно редактировать документы, в том числе с разных устройств.
9. Оперативно оповещать сотрудников о важных событиях и задачах.
10. Создавать профили пользователей.

MS SharePoint - одна из самых известных платформ на рынке корпоративных порталов. Это неудивительно, потому что этот продукт является не только отличной разработкой Microsoft, но и обладает целым рядом преимуществ.

Давайте начнем со списка позитивных моментов MS SharePoint:

• превосходное качество, которое инкорпорирует в себя все продукты Microsoft;
• эффективное решение рабочих задач;
• многофункциональность, которая делает этот портал гибким и настраиваемым;
• возможность настройки и расширения для индивидуальных нужд компании;
• легкость интеграции с продуктами Microsoft.

Конечно, MS SharePoint также имеет свои минусы, которые связаны с преимуществами:

• большое количество функций делают это решение сложным в использовании: для настройки и внедрения MS SharePoint необходимо обладать обширными и глубокими знаниями, что может быть сложно для пользователей;
• MS SharePoint интегрируется идеально с другими продуктами Microsoft, но плохо совместим с продуктами других производителей;
• из-за высокой цены на лицензии, платных продуктов (MS SharePoint Server и других) и сложности внедрения, это решение дорого обходится компаниям;
• срок внедрения корпоративного портала MS SharePoint достигает полугода и более.

MS SharePoint не наилучший выбор для малых компаний. Этот портал также может быть не оптимальным решением для компаний, использующих продукты других производителей.

Более того, корпоративные руководители должны помнить о психологическом климате и корпоративной культуре в компании. Лояльность и доверие сотрудников к компании - важные факторы успеха, которые зависят от эффективности процессов коммуникации в коллективе. MS SharePoint - это прекрасный рабочий инструмент, который, однако, не обладает средствами мотивации к общению, в то время как другие корпоративные соцсети имеют такую возможность.

Итак, корпоративный портал на платформе SharePoint от Microsoft является популярным выбором для многих крупных компаний благодаря широкому множеству функциональных возможностей. Однако, есть ряд ограничений, в том числе доступности и стоимости, и корпоративный портал MS SharePoint может быть не оптимальным решением для некоторых компаний.

Фото: freepik.com