Обработка информации инструментом ABBYY FlexiCapture
Применение программного обеспечения при обработке первичных документов поможет значительно снизить процент ошибок, обусловленных человеческим фактором. Универсальные программные решения позволяют обрабатывать бумажные и электронные документы из различных источников, таких как сканеры, электронные письма, мобильные устройства, сетевые папки.
Использование мобильных устройств для ввода документов упрощает доступ к данным и повышает скорость их обработки. Интеллектуальные системы обработки информации могут оптимизировать бизнес-процессы бухгалтерии, сокращая время и повышая качество ввода данных, контролируя корректность заполнения и автоматически внося документ в корпоративную систему.
При выборе системы обработки информации следует обратить внимание на возможности расширения, масштабирования и интеграции под требования компании. При покупке интеллектуальной системы обработки информации стоит рассматривать только проверенные компании с продолжительным опытом работы и успешными решениями в данной области.
Крылатая фраза Ротшильда "Кто владеет информацией — владеет миром" отражает важность информационного потока в нашей жизни. В рабочих процессах бухгалтеров крупных компаний важен текстовой вид информации, объем которой настолько велик, что без автоматизации и интеллектуальных технологий обойтись просто невозможно. Решение компании ABBYY — платформа ABBYY FlexiCapture — может облегчить жизнь работникам бухгалтерии.
Информационные технологии развиваются с каждым годом, и каждый новый этап в их развитии вносит свои изменения в процесс обработки данных. Одним из самых древних способов обработки информации являлись глиняные таблички, используемые в Шумерском государстве для бухгалтерских операций более 3600 лет назад.
Первый этап обработки информации продолжался до второй половины XIX века и включал в себя только ручную обработку данных, с использованием бумаги, пера и чернильницы, что делало точность данных недостаточной. На этом этапе информация носила наименьшую защиту, а ее передача проходила только почтой либо курьерами.
Второй этап был электромеханическим и продолжался с конца XIX до середины XX века. В это время было изобретено несколько устройств, которые облегчили обработку данных, доставку информации и защиту ее. Известными приборами того времени являются электромагнитное реле, механические табуляторы, пишущая машинка и модернизированная почтовая система.
Третий этап обработки информации связан с компьютерной эпохой, начавшейся во второй половине XX века. На этом этапе были изобретены первые вычислительные машины, способные обрабатывать бухгалтерские данные. Объем бумажных документов сильно сократился, однако, их обработка все еще занимала много времени.
Четвертый этап включает в себя эпоху интеллектуальных решений для обработки бухгалтерской информации, начиная с XXI века. Программы на сегодняшний день могут самостоятельно обрабатывать любые типы данных, делая процесс еще более эффективным, а ошибки - минимальными. Программное обеспечение, такое как ABBYY FlexiCapture, использует для обработки информации технологии искусственного интеллекта, позволяя распознавать и извлекать данные из любых типов бухгалтерских документов, в том числе из сканов, фотографий и вложений электронных писем.
ABBYY FlexiCapture: новое средство для оптимизации бизнес-процессов в бухгалтерии
Каждый бухгалтер знаком с ситуациями, когда количество бумажных документов для обработки резко увеличивается перед сдачей отчетности или при поступлении большого количества электронных документов. Ситуация erscheint akuter, если каждый документ необходимо проверить на соответствие законодательству. Обработка такого объема информации вручную очень трудоемка и может приводить к ошибкам.
Решение этой проблемы может помочь универсальная платформа ABBYY FlexiCapture. Это новое решение способно оптимизировать важнейшие процессы документооборота в бухгалтерии. Платформа может обрабатывать любые документы, имеющие различную форму и поступающие единным потоком, без необходимости их предварительной сортировки.
Как работает ABBYY FlexiCapture? Бухгалтер открывает приложение на своем ПК и загружает или сканирует нужные документы. Затем платформа выделяет ключевые поля и распознает информацию в них. Результаты обработки передаются в стандартизированном виде для правки и/или подтверждения правильности ввода, а затем могут быть легко отправлены в финансовую систему.
ABBYY FlexiCapture особенно полезна компаниям с разветвленной филиальной структурой и централизованной бухгалтерией. Данное решение позволяет удаленно собирать данные на местах, то есть из региональных подразделений, и централизованно обрабатывать их в единой системе. Платформа способна обрабатывать и многостраничные документы, не важен порядок их страниц. По результатам практики время на ввод бумажных бухгалтерских документов уменьшается в 3-10 раз, а точность итоговой информации повышается в 10 раз. Разработчики утверждают, что система окупается в среднем за 3 месяца до 1 года.
ABBYY FlexiCapture – это решение, которое может принести реальную пользу бизнесу. Как это было проверено на практике, можно узнать из нескольких кейсов, входящих в портфолио компании.
Одним из клиентов ABBYY является международная сеть компаний PwC, которая занимается аудиторскими услугами, бизнес-консультированием, налогообложением и правом. Компания обслуживает около 2000 клиентов из разных секторов экономики в России.
Одной из важных задач, поставленных перед ABBYY FlexiCapture, было улучшение эффективности обработки финансовых документов и автоматизация их передачи в корпоративную информационную систему. До этого в PwC все документы обрабатывались вручную, что занимало много времени и было склонно к ошибкам. ABBYY FlexiCapture дал возможность автоматизировать обработку первичных бухгалтерских документов и переносить данные в реестр.
Чтобы внедрить систему, были разработаны шаблоны для распознавания и извлечения данных из платежных поручений и товарных накладных. На начальном этапе было обработано около 1000 документов для сверки данных с выгрузками клиентов.
Теперь, чтобы обработать бухгалтерские документы, сотрудникам PwC нужно лишь загрузить их отсканированные копии на сервер. Всю работу по распознаванию, извлечению и занесению данных в сводные таблицы выполняет ABBYY FlexiCapture.
Результатом внедрения системы стало значительное повышение эффективности процесса обработки, а также освобождение времени для решения более важных задач. Кроме того, сотрудники PwC могут уделять больше времени клиентам и коммуникации с ними.
Банк "Открытие" является одним из крупнейших розничных банков в России и занимает место в топ-15 крупнейших финансово-кредитных учреждений страны. Ранее сотрудники банка вручную обрабатывали примерно 1500-2000 различных документов ежедневно, что отнимало большую часть их рабочего времени и приводило к риску допущения ошибок.
В январе 2014 года банк внедрил в центральном офисе программу ABBYY FlexiCapture, а в марте того же года в филиальной сети. В настоящее время программа используется на этапах сканирования, верификации и контроля бухгалтерских и финансовых документов. Благодаря автоматизации процессов риск возникновения ошибок и возможных мошеннических действий человеческим фактором был сведен к минимуму, а точность и качество ввода информации повысились.
Трудозатраты на обработку информации были снижены в 30 раз, а весь цикл ввода, верификации и контроля входящих документов был унифицирован и перенесен в бэк-офис. Квалифицированным сотрудникам больше не приходится тратить время на рутинную работу, так как вся обработка данных осуществляется автоматически.
В будущем банк планирует автоматизировать обработку поручений на совершение конверсионных операций, контроль валютных расчетных документов и создание электронного архива.
ООО "РН-Ванкор", являющееся дочерним предприятием НК "Роснефть", выбрало платформу ABBYY для автоматизации обработки информации. Компания решила перейти к электронному документообороту с целью сокращения затрат, уменьшения порчи и потери бумажных оригиналов, а также уменьшения сроков обработки первичных бухгалтерских документов.
ABBYY FlexiCapture была выбрана для разработки системы управления бухгалтерской документацией и обеспечения безбумажного взаимодействия с ФНС и налоговыми органами.
Как работает решение? Сотрудник сканирует документ, после чего платформа ABBYY FlexiCapture автоматически распознает его тип и анализирует правильность его оформления. Затем сотрудник проверяет правильность распознанных данных и документ сохраняется на сервере, перед тем как быть отправленным на согласование. Программа также способна напоминать о необходимости передачи документа в архив, формировать реестр передачи, а также наносить штрих-коды для идентификации бумажных версии документов и их сверки с электронными копиями. Решение автоматизирует все операции бухгалтерского документооборота, формирует массовые выгрузки по результатам поиска и автоматически отправляет сканы согласованных версий документов контрагентам.
Использование платформы ABBYY FlexiCapture позволило сократить сроки обработки документов, а также повысить точность их сопоставления с бумажными версиями. Система внедрена в компании более 2 лет, настроено более 40 шаблонов, а ежегодно обрабатывается более 1 миллиона страниц.
ОАО "Магнитогорский металлургический комбинат", входящий в число мировых лидеров по производству стали, является одним из ключевых игроков российской черной металлургии. В 2011 году компания уже использовала два центра потокового сканирования и распознавания документов для обработки первичной бухгалтерской документации. Но старые системы были не гибкими и не позволяли оперативно изменять параметры работы.
В результате нужно было найти новое решение, которое позволяло бы изменять шаблоны документов при необходимости без обращения к разработчику. Требовалась также автоматизация обработки первичной бухгалтерской документации, включая неструктурированные документы, такие как счета, а также быстрое сканирование, распознавание и передача документов в корпоративную информационную систему.
Выбрано было решение на базе платформы ABBYY FlexiCapture, которое позволило сотрудникам IT-подразделения компании развивать систему внутри самой компании. Кроме того, это решение легко интегрируется с уже существующей системой. В результате внедрения системы ABBYY FlexiCapture процесс обработки первичных бухгалтерских документов значительно ускорился и упростился.
С помощью этой системы ежемесячно обрабатывается огромное количество счетов-фактур, накладных, приходных и расходных ордеров, товарно-транспортных накладных и т.д. Однако, это далеко не все случаи успешного внедрения и эффективного использования интеллектуальных платформ ABBYY FlexiCapture на практике.
Благодаря своей универсальности, это решение может применяться почти во всех отраслях бизнеса, где ведение бухгалтерского учета является неотъемлемым требованием законодательства. Особенно востребованы продукты для интеллектуальной обработки данных в крупных компаниях нефтегазовой отрасли, энергетики и финансов, где годовой документооборот достигает тысяч и даже десятков тысяч документов, а автоматизированная обработка документации существенно улучшает работу бухгалтерии и всей компании в целом.
Фото: freepik.com